Viacúrovňové schvaľovanie
Smerujte požiadavky na správnych schvaľovateľov podľa typu, sumy, oddelenia alebo vlastného pravidla. Postupne alebo súbežne – podľa vašich pravidiel.
Znie vám to povedome?
Schválenia zapadnú v schránke
Požiadavky zapadnú v schránkach. Nikto nevie, či boli schválené, zamietnuté alebo len zabudnuté.
Neviete, kto zdržuje schválenie
Objednávka čaká tri dni, pretože si ju schvaľovateľ nevšimol. Medzitým stojí celý projekt.
Každá požiadavka má iné pravidlá
Schvaľovanie výdavkov, žiadosti o voľno, dodávateľské zmluvy – každé má iné pravidlá, limity aj schvaľovateľov. Všetky však prechádzajú rovnako neprehľadným procesom.
Neviete doložiť, kto čo schválil
Keď sa audítori pýtajú, kto čo schválil a kedy, váš tím narýchlo hľadá e-mailové vlákna a správy z chatu.
Pravidlá sa obchádzajú
Ľudia preskakujú schvaľovanie, pretože je príliš pomalé. Alebo si nechávajú veci schváliť spätne. Systém existuje na papieri, no v praxi nefunguje.
Čakanie na schválenie má merateľnú cenu.
9.2
dní
priemerný čas spracovania faktúry v skúmaných tímoch
Ardent Partners · ePayables, 2024, s. 20–21 ↗Myslite na svoj tím
Ako dlho požiadavka čaká?
Oddeľte čas rozhodovania od času hľadania správneho človeka a posielania pripomienok.
Jeden porovnávací údaj ponúka spracovanie faktúr: prieskum 212 tímov správy záväzkov z roku 2024. Časy zahŕňajú celý proces vrátane schvaľovania.
Čo tvoríme.
Schvaľovacie systémy s jasnými pravidlami, pripomienkami a zastupovaním – aby ste vždy vedeli, kto má rozhodnúť a čo už bolo schválené.
Pripomienky a posunutie požiadavky
Systém pripomenie čakajúcu požiadavku. Ak termín uplynie, pošle ju náhradníkovi podľa vašich pravidiel.
Schvaľovanie z mobilu
Schváľte alebo zamietnite požiadavku z telefónu. Rýchlo cez e-mail, Slack alebo samostatné mobilné rozhranie.
Úplná auditná stopa
Každá požiadavka, schválenie, zamietnutie aj komentár sa zaznamená s časovou pečiatkou. Pripravené na kontrolu od prvého dňa.
Prehľad o každej požiadavke
Na jednom mieste vidíte, čo čaká, čo je schválené a čo zamietnuté. Požiadavky si vyfiltrujete podľa typu, oddelenia alebo schvaľovateľa.
Delegovanie a zastupovanie
Určite náhradníka, keď niekto chýba. Požiadavky pokračujú ďalej a zostáva jasný záznam o tom, kto ich posúdil a schválil.
Roly a výdavkové limity
Určite, kto môže podať žiadosť, skontrolovať ju a schváliť. Prístupové práva aj výdavkové limity nastavíme podľa zodpovedností vo vašej firme.
Prepojené firemné nástroje
Požiadavka môže vzniknúť priamo v CRM, ERP alebo účtovníctve. Výsledok schvaľovania sa doň vráti automaticky, bez ručného prepisovania.
Prílohy a komentáre
Ponuky, dokumenty aj diskusiu uchovajte pri požiadavke. Každý schvaľovateľ dostane podklady na rozhodnutie bez hľadania v e-mailoch.
Už sme to dokázali.
OVB Multiprotokol
Pomohli sme chrániť poradcov právnou kontrolou tam, kde bola potrebná.
- Menej času na prípravu klientského protokolu
- 50%
- Klientskych protokolov vytvorených priemerne za mesiac
- 11,000+
“Tím Outloud spojil silné technické schopnosti s hlbokým pochopením potrieb našej firmy.”
Marian Pogran, OVB
vIntelligence
Bezpečnostné odporúčania sme premenili na schválené opravy.
- Bezpečnostné reporty, odporúčania AI a opravy
- Jedno pracovné prostredie
- Tímy kontrolujú navrhnuté opravy
- Schválenie človekom
OVB ZKD
Pomohli sme poradcom dokončiť povinné kontroly pred podpisom.
- Klientskych dokumentov vytvorených priemerne za mesiac
- 5,000+
- Typov klientov v jednom procese
- 3
Ako postupujeme.
01
Zmapujeme vaše schvaľovanie
Zdokumentujeme každý typ schvaľovania vo firme: kto čo schvaľuje, pri akých limitoch a čo sa stane, keď niekto nie je dostupný.
02
Navrhneme systém
Navrhneme poradie schvaľovania, pripomienky aj zastupovanie. Podanie žiadosti bude jednoduché a správcovia získajú prehľad o celom procese.
03
Vyvineme a prepojíme
Vytvoríme schvaľovací systém a prepojíme ho s vašimi nástrojmi: e-mailom, Slackom, ERP či účtovníctvom. Schvaľovatelia pracujú tam, kde sú zvyknutí.
04
Spustíme a doladíme
Riešenie nasadíme, zaškolíme tím a upravujeme podľa reálneho používania. Schvaľovacie pravidlá sa vyvíjajú spolu s organizáciou.
50+
Dokončených projektov
10+
Rokov skúseností
4.9*
Hodnotenie na Clutch
„Tím Outloud spojil silné technické schopnosti s dôkladným pochopením potrieb nášho biznisu.
Vďaka ich prístupu a flexibilite sme mali pocit, že pracujeme s vlastným tímom, nie s externým dodávateľom.“
„Silnou stránkou Outloud je UI/UX. Web aj aplikácia pôsobia živo a dobre vystihujú našu novú značku.
Pochopili, čo chceme dosiahnuť, a vytvorili web aj aplikáciu, na ktoré sme naozaj hrdí.“
„Dostali sme kvalitné dizajnové základy, rýchle dodanie a starostlivo pripravené výstupy.
Som veľmi spokojný, že sme spolu vytvorili produkt, na ktorý môžeme byť hrdí.“
„Najviac nás zaujalo ich tvorivé myslenie a nové nápady, ktoré priniesli.
Naše špecifické požiadavky dokázali pretaviť do praktických a zároveň nápaditých riešení.“
