Spýtajte sa každého oddelenia, čo chce automatizovať, a zoznam požiadaviek môže prvé nasadenie poriadne oddialiť. Obchod chce včas oslovovať klientov. Prevádzka menej ručného odovzdávania práce. Manažment reporty, na ktoré sa môže spoľahnúť.
Hľadajte konkrétnu zmenu, ktorá odbremení tím od rutiny a za ktorú niekto prevezme zodpovednosť. Pre firmu so zabehnutými tímami má takýto výsledok väčší význam než pôsobivá ukážka AI.
Pozrite sa, ako sa úloha robí dnes
Pri vývoji Aera malo OVB veľa požiadaviek, krátky termín a dáta v rôznych systémoch. Na workshopoch sme si ujasnili ciele a zoradili požiadavky podľa dôležitosti. Až potom sme vedeli zostaviť prvú verziu, ktorú sa dalo v danom čase vytvoriť.
Poučenie je definovať užitočný výsledok ešte pred výberom funkcií. „Zlepšiť obchodné procesy“ je príliš široké zadanie na riadenie vývoja. „Pripraviť týždenný zoznam klientov na kontaktovanie bez spájania troch exportov“ dáva tímu niečo konkrétne, čo môže preskúmať.
Porovnajte tri možné úlohy
Od ľudí zodpovedných za jednotlivé procesy si vypýtajte nedávne príklady vrátane komplikácií. Každú úlohu posúďte podľa rovnakých otázok:
- Koľko času zaberajú rutinné kroky? Spočítajte výskyty a čas aktívnej práce. Oddeľte čas strávený prácou od čakania na niekoho iného.
- Koľkokrát sa práca odovzdáva ďalej? Hľadajte kopírovanie, kontrolovanie, urgovanie a opätovné zadávanie informácií medzi tímami.
- Sú vstupy dostupné? Odhaľte chýbajúce partnerské dáta, nejasnú zodpovednosť za záznamy či oprávnenia skôr, než sľúbite dodanie.
- Čo sa stane, keď sa niečo pokazí? Vyberte postup, pri ktorom možno výnimky rozpoznať, skontrolovať a opraviť.
Začnite častou úlohou, ktorá má jasnú zodpovednú osobu a dostupné dáta. Automatizácia závislá od viacerých nedokončených integrácií bude na prvý projekt zbytočne komplikovaná.
Vyriešte jednu úlohu od začiatku do konca
V príklade s kontaktovaním klientov môže prvá verzia zozbierať dohodnuté záznamy, označiť chýbajúce údaje a vytvoriť zoznam na kontrolu. Schválenie výsledku nech zostane na človeku. O automatizovanom oslovovaní sa môžete rozhodnúť neskôr.
Pýtajte sa aj na to, či úloha potrebuje AI. Ak pravidlo znie „požiadavky z tohto regiónu priraď tomuto tímu“, môže stačiť bežná automatizácia. Ak niekto musí interpretovať rôznorodé voľne písané požiadavky, dôvod na posúdenie AI je jasnejší.
Pred vývojom sa dohodnite, ako vyzerá úspech
Zaznamenajte východiskový čas spracovania, počet opráv a dokončených prípadov. Po pilote porovnajte podobnú prácu a započítajte aj kontrolu automatizovaného výstupu. Čas presunutý do novej kontrolnej úlohy je stále strávený čas.
Dohodnite sa, kto rieši výnimky, kedy pilot vyhodnotíte a čo sa má zlepšiť pred rozšírením. Budete tak vedieť rozhodnúť, či sa oplatí pokračovať, namiesto pridávania ďalších funkcií bez jasného cieľa.
Váš ďalší krok: na krátkom stretnutí porovnajte tri rutinné úlohy s ľuďmi, ktorí za ne zodpovedajú. Vyberte jednu, zmerajte jej súčasnú náročnosť a určite človeka, ktorý povedie pilot.
Tieto skúsenosti vychádzajú z našej práce na Aero, CRM platforme pre OVB. Pozrite si prípadovú štúdiu Aero.
