Zjednodušili sme začiatok spolupráce OVB s každým klientom.
OVB Allfinanz Slovensko pomáha klientom zorientovať sa v zložitom svete financií. Skôr než poradca s klientom pokračuje, musí získať správne informácie, zaznamenať súhlasy a vykonať potrebné kontroly.
ZKD sme vytvorili ako internú aplikáciu na mieru pre túto prvú fázu spolupráce. Skratka ZKD znamená základný klientsky dokument. Spája informácie a kontroly v riadenom procese, ktorého výsledkom je dokument pripravený na elektronický podpis.
Viac než 5 000 klientskych dokumentov mesačne v jednom procese.
OVB dnes používa jednotný systém na prijímanie fyzických osôb, domácností aj firiem. Poradcovia využívajú údaje, ktoré už o klientovi majú, a aplikácia ich prevedie potrebnými krokmi. Ubúda im administratíva a znižuje sa riziko, že niektorú požiadavku prehliadnu.
Prijímanie klientov sme prepojili s ďalšou prácou poradcu.
Predchádzajúca aplikácia ZKD bola postavená na starších systémoch. Nezbierala všetky informácie, ktoré OVB potrebovalo, a nebola prepojená s novšími aplikáciami Aero CRM a Multiprotokol. Prvý klientsky dokument tak zostával oddelený od systémov používaných pri ďalšej práci.
Aplikácia musela rozlišovať aj vzťahy medzi klientmi. Človek už mohol byť v databáze OVB, patriť do domácnosti alebo niekoho zastupovať. Pri firme bolo potrebné vyplniť iné údaje. Jeden nemenný formulár by na všetky tieto situácie nestačil.
Klientske údaje, kontroly a podpis sme spojili do jedného riadeného procesu.
OVB dodalo úvodné dizajnové smerovanie a rámcové požiadavky. Navrhli sme databázu aj logiku aplikácie, vyvinuli rozhranie a prepojili ZKD s ďalšími systémami OVB. Hlavné možnosti zahŕňajú:
- Jeden postup pre tri typy klientov. Pre fyzické osoby, domácnosti aj firmy má aplikácia vlastné kroky. Využíva pritom spoločné záznamy a ovláda sa rovnako.
- Vzťahy medzi klientmi a zástupcami. Podpora ľudí konajúcich v mene iných vrátane zástupcov, ktorí ešte nie sú klientmi.
- Prepojené informácie o klientoch. Integrácie s Aero a Multiprotokolom umožňujú opätovne použiť dostupné informácie.
- KYC informácie a AML kontroly. Identifikačné údaje, súhlasy a kontroly proti praniu špinavých peňazí sa vybavia hneď na začiatku spolupráce.
- Dokumenty pripravené na podpis. Zo skompletizovaných informácií vznikne štandardizovaný klientsky dokument na elektronický podpis.
- Platnosť a súlad s GDPR. Nepodpísaný ZKD vyprší po 30 dňoch, aby sa osobné údaje z nepodpísaného dokumentu neuchovávali dlhšie. Dokument sa musí obnoviť každé dva roky. Systém vyžaduje podpis nového ZKD pred vykonaním akýchkoľvek ďalších úkonov súvisiacich s klientom.
Prehľad aj pri zložitejších vzťahoch medzi klientmi.
Veľká časť vývoja sa týkala už existujúcich záznamov. Niektorí klienti nemali predchádzajúci ZKD, iným už vypršal. Zástupcovia a zastupované osoby prinášali ďalšie vzťahy, ktoré musela aplikácia správne spracovať.
Zmapovali sme existujúce údaje a navrhli postupy pre jednotlivcov, domácnosti aj firmy. Spoločné časti aplikácie využívajú všetky tri, no každý postup rešpektuje pravidlá pre daný typ klienta.
Počas vývoja sa objavovali ďalšie výnimky. Aby formulár zostal prehľadný, aplikácia v pozadí musela vedieť, čo vyžiadať a overiť aj v menej bežných situáciách.
Poradcovia prejdú všetkými povinnými kontrolami.
Kontroly AML už fungovali v Multiprotokole. Prešli sme, ktoré môžeme použiť aj v ZKD a ktoré treba upraviť pre začiatok spolupráce s klientom. Nemuseli sme tak všetko vyvíjať odznova.
KYC, teda „poznaj svojho klienta“, sa týka klientskych informácií zbieraných v tejto fáze. AML kontroly sú súčasťou rovnakého postupu. Zaradenie oboch do povinných krokov pomáha poradcom dokončiť proces konzistentne a získané informácie sa premietnu do finálneho dokumentu.
Údaje z prvého dokumentu slúžia aj pri ďalšej práci.
ZKD zjednocuje začiatok spolupráce s klientmi OVB. Dokončený záznam sa prepája s ďalšími systémami, takže poradcovia môžu zadané údaje využiť aj pri ďalšej práci.
Práve nadväznosť bola v tomto projekte kľúčová. Prijímanie klienta je jednoduchšie, keď systém využíva existujúce záznamy, počíta s výnimkami z praxe a pripraví údaje aj pre ďalšie kroky.
Ďalšie obrazovky nájdete v prípadovej štúdii OVB ZKD.
